Что придает документу в интернете юридическую силу

Электронный документооборот (ЭДО) набирает обороты, но сейчас далеко не все готовы полностью перейти на такой формат. Несмотря на постепенное внедрение ЭДО, бумажные варианты часто требуют и в государственных структурах, и в частных компаниях. Для организаций, ведущих делопроизводство в специальных информационных системах, документ с электронной подписью считается оригиналом, но он действителен и в виде заверенной копии на бумаге.

Необходимость заверять цифровой экземпляр при помощи ЭП устанавливает Федеральный закон № 63-ФЗ от 06.04.2011. К традиционному акту на бумаге с «живым» автографом руководителя приравнивается только текст, подписанный квалифицированной ЭП. Такой акт используется в любых правоотношениях, за исключением некоторых случаев, где по закону требуется только бумажный вариант (п. 1 ст. 6 вышеназванного ФЗ).

Если договор заверен простой ЭП, то он действителен в том случае, когда есть соглашение между участниками ЭДО (п. 2 ст. 6). Цифровые тексты, для которых необходима печать, заверяют только усиленной ЭП (п. 3 ст. 6).

Чтобы цифровой файл обладал юридической силой документов, подписанных электронной подписью, в нем следует указать обязательные реквизиты:

• наименование;
• номер, дату оформления;
• личные данные подписавшего текст;
• наименование организации, имя должностного лица, наделенного возможностью заверять договоры;
• подпись.

В цифровые экземпляры договоров есть возможность вмешательства третьих лиц. В этом случае законную силу и юридическую значимость электронной подписи в документе подтверждает только сертифицированный ключ. Это набор зашифрованных символов, с помощью которых легко доказать, что автограф относится к конкретному человеку. Сведения о нем вносят в специальную информационную систему, и ключ становится доступен только его владельцу.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как получить простую электронную подпись. Используйте эти инструкции бесплатно.

Получить доступ к материалам КонсультантПлюс на 2 дня

Штамп цифрового автографа обязательно включает следующие сведения:

• фразу о том, что акт заверен ЭП;
• номер сертификата ключа;
• фамилию, имя и отчество владельца ЭП;
• срок начала и окончания действия сертификата.

Видео

Копирование средствами windows

Если для работы используется дискета или flash-накопитель, скопировать контейнер с сертификатом можно средствами Windows (этот способ подходит для версий КриптоПро CSP не ниже 3.0). Папку с закрытым ключом (и, если есть, файл сертификата — открытый ключ) поместите в корень дискеты / flash-накопителя (если поместить не в корень, то работа с сертификатом будет невозможна). Название папки при копировании рекомендуется не изменять.

В папке с закрытым ключом должно быть 6 файлов с расширением.key. Как правило, в закрытом ключе присутствует открытый ключ (файл header.key в этом случае будет весить больше 1 Кб). В этом случае копировать открытый ключ необязательно. Пример закрытого ключа — папки с шестью файлами и открытого ключа — файла с расширением.cer.

Закрытый ключ                                                       Открытый ключ

Получение сертификата

а) после выпуска сертификата на адрес электронной почты, указанный в Заявлении на получение сертификата, Вам придет  уведомление о готовности . Получить сертификат Вы можете на следующий день после получения уведомления.  Для получения сертификата Владелец  должен иметь при себе:  -документ, удостоверяющий личность; -съемный носитель информации для записи сертификата (usb-flash); б) в случае возникновения причин, по которым сертификат не может быть изготовлен, на указанный адрес электронной почты автоматически отправляется  уведомление об отказе . В данном случае Вам необходимо обратиться в РЦР, ознакомиться с уведомлением об отказе и после устранения причины отказа вновь предоставить в комплект документов для изготовления сертификата.

Обязательно или нет соблюдение ГОСТа

Существует ГОСТ для электронной подписи. В едином реестре он числится под номером 7.0.97-2016. Стандарт содержит правила формирования документов как в бумажном, так и в электронном виде, и рассматривает такие вопросы, как:

• расположение на носителе необходимых реквизитов;
• требования к созданию и оформлению ЭД, включая использование ИТ.

Правила ГОСТа регулируются статьей 26 ФЗ 162 от 29.06.2015 г. В статье 6 ФЗ 162 предусмотрена обязательность применения документов по стандартизации для оборонной продукции, гос. заказов товаров и услуг, используемых для защиты данных, а также для обеспечения информации, касающейся атомной энергии и т.п.

На основании нормативных документов требования ГОСТа о стандартах по информации не являются обязательной и их несоблюдение не нарушает действующее законодательство.

Что включает штамп на визуализации ЭД

Согласно ГОСТу Р-7.0.97-2016 от 1.07.2018 г. в форме электронной подписи должна содержаться новая форма с атрибутом «отметка об электронной подписи». Она обязательна для любого ЭД при его визуализации, сканировании или на печати в том месте, где обычно подпись проставляется на бумаге от руки.

Отметку ставят на документе, подписанном электронной подписью, который представляет собой:

• распечатку электронного контракта;
• распечатку протокола рассмотрения заявок и их оценку для участия в торгах на ЭТП;
• ответы на запросы контролирующих органов.

Штамп электронной подписи обязательно включает такие реквизиты, как:

• номер сертификата ключа подписи;
• ФИО владельца ЭЦП;
• срок окончания действия сертификата;
• фразу о том, что документ подписан ЭП.

Дополнительно штамп может содержать эмблему:

По требованиям стандарта отметка об электронной подписи должна быть читаемой, а ее элементы не должны пересекаться или накладываться друг на друга.

Как поставить отметку

Обычно для постановки отметки об электронной подписи используется два варианта:

• изготовление штампа с последующей вставкой его в копии;
• настройка подписи в MS Office.

Чтобы настроить ЭЦП через MS Office нужно в открытом документе перейти в подменю «Вкладка» и выбрать «Строка подписи»:

Далее выбрать «подписание»:

Если изготавливается штамп, то в копию он вставляется обычным способом через вставку картинки или рисунка и размещается на нужном месте.

Как распечатать документ с ЭП, чтобы он не утратил юрсилу

Цифровой автограф привязан к конкретному акту и удостоверяет его содержание. Он равнозначен бумажному, и его необязательно выводить на печать. Но иногда бумажный вариант требуют, например, в судебной инстанции, Налоговой инспекции и иных государственных ведомствах. А нередко такой формат вызывает больше доверия у контрагентов. В этом случае встает вопрос, можно ли распечатать документ с электронной подписью, — да, это допустимо. Сначала необходимо выгрузить из информационной системы, а затем вывести на принтер. Существуют специальные программы ЭДО, позволяющие выводить акты на печать прямо из цифрового хранилища. Чтобы акт обладал юрсилой, в специализированных ИС автоматически проставляется отметка о подписании ЭП. Если такой системы нет, то создайте этот штамп самостоятельно.

Независимо от способа распечатывания, учтите: после обычного копирования документ, заверенный ЭП, не становится юридически значимой бумагой. Поскольку в цифровом документообороте ЭП легко проверить при помощи специализированных программ. А бумажный вариант так проверить не получится. Автограф в этой ситуации или совсем исчезнет, или проявится в виде штампа с указанием Ф.И.О. должностного лица и даты составления. Но такой способ не станет полноценным доказательством его подлинности.

Недостаточно только продублировать акт при помощи копировальной техники. Единственный вариант, когда бумажный документ, подписанный электронной подписью, приравнивается к оригиналу, — его правильно заверить.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как получить усиленную неквалифицированную электронную подпись. Используйте эти инструкции бесплатно.

Получить доступ к материалам КонсультантПлюс на 2 дня

Теги